Quel cahier des charges pour un site internet mairie ?

Les composantes essentielles d’un cahier des charges de site web

A. Objectifs du site

Informer les citoyens

• Le site doit servir de plateforme principale pour la diffusion des informations municipales, incluant les mises à jour politiques, les changements réglementaires, et les initiatives locales.

Améliorer l'accès aux services municipaux

• Facilitation de l'accès aux services via des formulaires en ligne pour les demandes courantes telles que l'inscription à des événements, la demande de documents administratifs, et les notifications de problèmes urbains.

Favoriser la participation citoyenne

• Encouragement à l'interaction des citoyens avec la mairie à travers des forums de discussion, des sondages en ligne et des espaces pour des commentaires publics sur des projets de développement local, et à terme, dynamiser sa commune. 

B. Public cible

Habitants de la commune

• Le site doit être conçu pour être le plus accessible et utile possible pour les résidents permanents, répondant à leurs besoins quotidiens en matière d'information et de services municipaux.

Nouveaux résidents

• Fourniture d'informations essentielles pour l'intégration des nouveaux résidents, telles que des guides de bienvenue, des informations sur les services locaux, et des ressources pour faciliter leur installation.

Entreprises locales et investisseurs

• Présentation des opportunités économiques, des données démographiques et des avantages à investir ou à s'établir dans la commune, en tant qu'attractivité pour les entreprises locales et les investisseurs externes.

Touristes

• Mise à disposition de sections dédiées au tourisme avec des informations sur les attractions locales, les événements spéciaux, et les facilités comme les transports et l'hébergement.

C. Contenu du site

Présentation de la mairie et des services offerts

• Description détaillée des services municipaux, de l'organisation de la mairie, et des responsabilités des différents départements.

Actualités et événements communautaires

• Section dynamique et régulièrement mise à jour avec les dernières nouvelles de la commune, les annonces importantes et les événements à venir, que vous pouvez faire remonter depuis l'application mairie illiwap. 

Informations pratiques (horaires, contacts, démarches administratives)

• Informations essentielles telles que les horaires d'ouverture des services, les coordonnées des différents départements, et les procédures pour les démarches administratives courantes.

Intégration de services en ligne (paiement de taxes, réservations, etc.)

• Services en ligne pour le paiement des taxes, la réservation de facilités communales et d'autres interactions nécessitant une transaction en ligne, conçus pour simplifier la vie quotidienne des usagers.

Aspects techniques du cahier des charges du site de votre mairie 

A. Choix technologiques

CMS (Content Management System) recommandés

• Flexibilité et facilité d'utilisation : Sélectionner un CMS qui permet une gestion aisée du contenu sans nécessiter de compétences techniques avancées. WordPress, Joomla, et Drupal sont des exemples populaires pour leur robustesse et leur communauté d'utilisateurs active.
• Personnalisation : Le CMS doit offrir des options de personnalisation étendues pour s'adapter aux besoins spécifiques de la mairie, comme des modules pour les services en ligne et des interfaces pour les actualités.

Compatibilité mobile

• Design responsive : Assurer que le site est pleinement fonctionnel sur tous les appareils mobiles. Le design doit s'adapter automatiquement à la taille de l'écran pour offrir une expérience utilisateur optimale.
• Tests de performance : Régulièrement tester le site sur différents appareils mobiles pour garantir des temps de chargement rapides et une navigation fluide.

Accessibilité (WCAG)

• Conformité aux normes WCAG 2.1 : Le site doit respecter les critères de la WCAG pour assurer l'accessibilité aux personnes handicapées. Cela comprend des fonctionnalités telles que la navigation au clavier, les textes alternatifs pour les images, et les contrastes de couleurs adéquats.
• Formation et sensibilisation : Former les équipes de développement et de contenu sur les meilleures pratiques d'accessibilité pour maintenir le site conforme au fil des mises à jour et des nouveaux contenus.

B. Sécurité et protection des données 

Conformité au RGPD

• Protection des données personnelles : Mettre en place des mesures strictes pour la protection des données personnelles, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Cela inclut des fonctionnalités de consentement explicite, de droit à l'oubli, et de portabilité des données.
• Audit régulier : Réaliser des audits de sécurité réguliers pour identifier et corriger les vulnérabilités potentielles, assurant que les données des utilisateurs restent protégées.

Sécurisation des transactions en ligne

• Protocoles de sécurité : Implémenter des protocoles de sécurité tels que HTTPS et SSL pour crypter les données des utilisateurs lors des transactions en ligne.
• Vérifications de sécurité : Effectuer des vérifications périodiques et des tests de pénétration pour s'assurer que les mesures de sécurité sont toujours efficaces contre les nouvelles menaces.

C. Maintenance et évolutivité

Plan de maintenance

• Maintenance régulière : Établir un calendrier de maintenance pour les mises à jour régulières du système, des plugins et du contenu. Ceci est crucial pour assurer la sécurité, la performance, et la stabilité du site.
• Support technique : Assurer un support technique disponible pour résoudre rapidement les problèmes qui pourraient survenir, minimisant ainsi les temps d'arrêt.

Possibilités d'extensions et de mises à jour

• Scalabilité : Prévoir dans le cahier des charges la capacité du site à évoluer en fonction de l'augmentation des visiteurs et de l'expansion des services.
• Mises à jour fonctionnelles : Planifier des mises à jour pour introduire de nouvelles fonctionnalités et améliorer les services existants, en fonction des retours des utilisateurs et des évolutions technologiques.

La rubrique design et expérience utilisateur de votre cahier des charges

Importance du design responsive

Le design responsive est essentiel pour garantir que le site web de la mairie soit accessible et agréable à utiliser sur toutes les tailles d'écran, des ordinateurs de bureau aux smartphones. Avec l'augmentation constante de l'utilisation des appareils mobiles pour accéder à internet, un design responsive assure que tous les citoyens peuvent obtenir les informations dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin, sans difficultés liées à la manipulation du site. Ce type de design améliore également le référencement naturel (SEO) du site, car les moteurs de recherche privilégient les sites optimisés pour mobile.

Navigation intuitive

Une navigation intuitive est cruciale pour permettre aux utilisateurs de trouver rapidement et facilement l'information recherchée. Le cahier des charges doit spécifier :

• Menu clair et accessible : Les menus doivent être simples, logiques et faciles à comprendre, offrant un accès rapide aux sections les plus importantes comme les services municipaux, les informations administratives, et les actualités.
• Breadcrumbs (fil d'Ariane) : Utilisation de breadcrumbs pour aider les utilisateurs à comprendre et à naviguer dans la structure du site.
• Barre de recherche efficace : Intégration d'une barre de recherche visible et performante, capable de retourner des résultats précis pour améliorer l'expérience utilisateur.

Cohérence visuelle avec l’identité graphique de la mairie

La cohérence visuelle est fondamentale pour renforcer l'identité et la crédibilité de la mairie auprès des citoyens. Vous pouvez faire appel à des experts en création de site mairie sur-mesure ou faire en sorte que le design du site reflète l'identité graphique de la mairie à travers :

• Palette de couleurs et typographie : Utilisation des couleurs et polices officielles de la mairie pour maintenir une uniformité visuelle avec les autres supports de communication.
• Éléments graphiques et logos : Intégration du logo de la mairie et d'autres éléments graphiques distinctifs dans l'ensemble du site pour renforcer l'identité visuelle.
• Images et iconographie : Utilisation d'images de haute qualité qui représentent la commune et ses services, ainsi que des icônes claires pour illustrer les différents services de manière intuitive.

Processus de consultation et de validation

A. Étapes de validation du cahier des charges

1- Rédaction initiale du cahier des charges

• Élaboration d'un premier brouillon basé sur les besoins identifiés par les principaux décideurs de la mairie et les retours préliminaires des utilisateurs ciblés.

2- Révision interne

• Présentation du brouillon aux chefs de service et aux techniciens informatiques de la mairie pour obtenir leur feedback technique et opérationnel.
• Intégration des ajustements nécessaires pour s'assurer que toutes les exigences techniques et fonctionnelles sont respectées.

3- Validation juridique

• Examen par le service juridique pour vérifier la conformité avec les lois en vigueur, notamment en matière de protection des données et d'accessibilité.

4- Présentation aux décideurs

• Soumission du document révisé aux décideurs municipaux pour approbation finale. Cette étape peut nécessiter plusieurs itérations pour affiner le document en fonction des orientations politiques et stratégiques.

5- Validation finale

• Signature du cahier des charges par toutes les parties concernées, marquant ainsi l'approbation officielle et le lancement du projet de développement du site web.

B. Consultation des parties prenantes internes et externes

Parties prenantes internes

• Inclure des représentants de différents services de la mairie, tels que la communication, les affaires juridiques, l'urbanisme, et les services sociaux, pour garantir que le site réponde à une large gamme de besoins.
• Organiser des ateliers et des réunions régulières pour recueillir leurs idées et suggestions, et pour s'assurer que le projet bénéficie de l'expertise interne disponible.

Parties prenantes externes

• Engager des consultations avec des citoyens, des entreprises locales, et d'autres utilisateurs clés pour obtenir des retours sur les fonctionnalités et le contenu du site.
• Collaboration avec des experts en accessibilité, en sécurité web et en expérience utilisateur pour bénéficier de conseils spécialisés et pour anticiper les défis techniques avant qu'ils ne surviennent.
• Éventuellement, réaliser des enquêtes publiques ou des groupes de discussion pour tester les prototypes du site et ajuster le cahier des charges en fonction des feedbacks obtenus.

Ce processus de consultation et de validation est essentiel pour s'assurer que le site web final soit non seulement techniquement robuste et conforme aux normes, mais aussi qu'il réponde véritablement aux besoins et attentes de tous les usagers. Il favorise également une plus grande acceptation du projet, en impliquant activement les parties prenantes dans sa conception et son développement.